Что такое отпускные и когда их выплачивают
Чем отпускные отличаются от зарплаты
Когда сотрудник уходит в ежегодный отпуск, работодатель оплачивает период его отдыха. Эта денежная компенсация называется “отпускные”. Они, в отличие от зарплаты, рассчитываются по среднему заработку за прошлый расчетный период и выплачиваются перед началом отпуска за каждый календарный день отдыха.
Когда сотрудник имеет право на отпуск
Право работников на ежегодный оплачиваемый отпуск регулируется главой 19 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Отдых продолжительностью 28 дней с сохранением должности и среднего заработка предоставляется после шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя. Уйти в отпуск “авансом” можно только по соглашению сторон. Досрочное право на отдых имеют несколько категорий:
- несовершеннолетние;
- женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также их мужья;
- сотрудники, которые усыновили ребенка в возрасте до трех месяцев;
- люди, работающие по совместительству.
Когда выплачивают отпускные
Работодатель обязан выплатить сотруднику денежную компенсацию не позднее чем за три дня до начала отпуска. Обычно этот срок считается в календарных днях, учитывая выходные и праздники. Если последний день попадает на выходной или праздник, как правило, отпускные выплачиваются накануне, в ближайший рабочий день до него.
Основные изменения в расчете отпускных с 1 сентября 2025 года
Что поменялось в правилах
До 1 сентября 2025 года правила расчета отпускных и других выплат, которые основаны на среднем заработке, регулировались постановлением правительства РФ №922 от 24.12.2007. Оно утратило силу, и его заменило постановление правительства №540 от 24.04.2025, установив новый порядок расчета. Правила будут действовать в течение шести лет, до 1 сентября 2031 года.
Как изменился порядок расчета
С 1 сентября 2025 года вступили в силу новые правила расчета отпускных. Существенные уточнения касаются учета премий и поощрений, пересчета среднего при повышении окладов и проверки среднего заработка на уровень МРОТ. Базовые принципы расчета во многом сохранились: средний дневной заработок по отпуску по-прежнему считается исходя из выплат за 12 месяцев и коэффициента 29,3.
Как теперь рассчитывается средний заработок
Средний дневной заработок (СДЗ) = сумма начисленной зарплаты и всех учтенных выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3. Если месяцы отработаны не полностью, то нужно применить формулу из 10 пункта ПП №540.
Пошаговая инструкция по расчету отпускных
Шаг 1: определить расчетный период
Для начала, чтобы рассчитать отпускные, нужно взять 12 календарных месяцев, которые предшествуют периоду отпуска, и исключить периоды, когда сотрудник не работал, опираясь на пункт 5 ПП №540. Например, если отпуск запланирован на 15 февраля 2026 года, то расчетный период — с 1 февраля 2025 года по 31 января 2026 года.
Если в этом периоде нет заработка или отработанных дней, то следует взять предшествующий период, равный расчетному. Но если нет и его — заработок за фактически отработанные дни в месяце наступления случая.
Шаг 2: вычислить доход за расчетный период
Доход за расчетный период — это сумма всех выплат за 12 месяцев: зарплат, бонусов, надбавок, премий и так далее. Их нужно сложить. При этом исключаются выплаты социального характера: пособия по уходу за ребенком, материальная помощь, компенсация питания, транспорта, обучения и тому подобное.
Шаг 3: посчитать количество отработанных дней
Чтобы узнать количество отработанных дней, нужно воспользоваться формулой: 29,3 х количество полностью отработанных месяцев + количество дней в неполностью отработанных месяцах.
Сколько дней в месяцах, которые сотрудник отработал не полностью, можно найти так: (общее количество дней в месяце – количество неотработанных дней) / общее количество дней в месяце х 29,3.
Шаг 4: рассчитать средний дневной заработок
Для расчета заработка используем формулу: сумма начисленной зарплаты и всех учтенных выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3. Если есть неполные месяцы или исключаемые периоды, то СДЗ = сумма всех выплат / (29,3 х полные месяцы + дни неполных месяцев).
Шаг 5: рассчитать сумму отпускных
Для расчета суммы отпускных требуется определить количество дней отдыха, которые подлежат оплате. Не включаются и не оплачиваются нерабочие праздничные дни, которые попали на отпуск.
Отпускные = СДЗ х количество оплачиваемых календарных дней отпуска.
Какие выплаты включаются в расчет, а какие нет
Согласно постановлению правительства №540, в расчет среднего заработка, на основе которого вычисляется размер отпускных в 2026 году, включаются все виды выплат, предусмотренные системой оплаты труда у работодателя. К ним относятся:
- заработная плата, оклад, тариф;
- надбавки и доплаты: за стаж, выслугу, качество работы, знание языка, гостайну и так далее;
- за условия труда: с вредными и опасными условиями, районные коэффициенты и процентные надбавки, ночные, сверхурочные, работа в выходные и праздничные дни;
- премии, денежные поощрения и вознаграждения в соответствии с пунктом 15 ПП №540;
- другие виды выплат, которые применяются в компании.
В расчет не включаются материальная помощь, компенсации стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и все остальное, что не относятся к оплате труда. Также из расчетного периода исключаются время и начисления за этот срок, если, например:
- сотрудник получал больничные или пособие по беременности и родам;
- был простой по вине организации или по независящим причинам;
- работник получал дополнительные оплачиваемые выходные для ухода за детьми-инвалидами;
- человек освобождался от работы с полным или частичным сохранением зарплаты или без оплаты по закону.
Примеры расчета отпускных
Если период отработан полностью
Для расчета отпускных, если сотрудник отработал 12 месяцев полностью, необходимо вычислить заработок. Применяется формула: сумма начисленной зарплаты и всех учтенных выплат за 12 месяцев / 12 / 29,3. Затем для расчета отпускных нужно умножить СДЗ на количество дней отдыха.
Дано:
- 14 дней отпуска;
- расчетный период: 12 месяцев;
- ежемесячные: оклад 80 тыс. руб. и премия 10 тыс. руб.
Сумма выплат за год вычисляется по формуле: (80 000 + 10 000) х 12 = 1,08 млн. руб. Если период отработан полностью, то заработок рассчитывается так: 1 080 000 / 12 / 29,3 = 3 071,67 руб. Теперь можно узнать отпускные, умножив СДЗ на дни отдыха: 3 071,67 х 14 = 43 003,41 руб.
Если период отработан не полностью
Дано:
- 14 отпускных дней;
- расчетный период: 11 месяцев отработаны полностью, один месяц неполный (20 дней) — из 30 календарных дней сотрудник болел 10, поэтому эти дни и больничные исключаются;
- выплаты: оклад 60 тыс. руб. и ежемесячная премия 6 тыс. руб. — за 11 месяцев; оклад 40 тыс. руб. (60 000 х 20/30) и премия 4 тыс. руб. (6000 х 20/30) — за один неполный месяц.
Нужно рассчитать сумму выплат за расчетный период. Для 11 полных месяцев: (60 000 + 6000) х 11 = 726 000, а за один неполный — 40 000 + 4000 = 44 000. Дальше нужно сложить 726 000 и 44 000. Так, сумма будет равна 770 тыс. руб.
Если в месяце 30 дней, а работник трудился 20, то для расчета нужно взять только долю месяца: 29,3 / 30 х 20. Получается 19,53 дня. Далее вычисляем знаменатель для следующего шага: 29,3 х 11 + 19,53 = 341,83.
Затем необходимо вычислить СДЗ: 770 000 / 341,83 = 2 252,56 руб. Наконец, можно узнать сумму отпускных: 2 252,56 х 14 = 31 535,84 руб.
Если средний заработок ниже МРОТ
В ПП №540 указано, что средний месячный заработок сотрудника, который полностью отработал норму в расчетном периоде, не может быть ниже МРОТ — 27 093 руб. в 2026 году. Речь идет именно о СМЗ, а не об отпускных — они могут быть ниже минимального размера оплаты труда. То есть, если работник ушел на отдых и получил 25 тыс. руб., то повышать отпускные до 27 тыс. руб. не требуется.
Если отпуск при работе менее 12 месяцев
Общий расчетный период, согласно ПП №540, составляет 12 календарных месяцев до отпуска. Если сотрудник работает меньше года, нужно взять весь период работы в организации, который попадает в эти 12 месяцев, то есть с даты приема до конца месяца перед отдыхом. Расчет проводится из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени.
Если отработанные месяцы полные, то, чтобы рассчитать заработок, нужно использовать обычную формулу, но за фактические месяцы — например, не 12, а 10. Если месяц неполный, рассчитывать нужно по правилам, указанным в пункте 10 ПП №540:
- полные месяцы = 29,3 х число полных месяцев;
- неполный месяц = 29,3 / дни месяца х календарные дни, приходящиеся на отработанное время.
Если повышен оклад в расчетном периоде
Если в организации, филиале, представительстве, структурном подразделении повышались оклады, то начинает действовать пункт 16 ПП №540. Есть три вероятных сценария.
- Повышение в расчетном периоде. При расчете нужно “дотянуть” выплаты до повышения: умножить их на коэффициенты, которые считаются как оклад (в месяце последнего повышения) / оклад (в каждом месяце до повышения).
- Повышение после расчетного периода, но до отпуска. В этом случае повышается уже рассчитанный средний заработок.
- Повышение во время отпуска (в период сохранения среднего). Требуется увеличить часть отпускных с даты повышения до конца отдыха.
Если гибкий или ненормированный график
Даже если у сотрудника гибкий график или ненормированный рабочий день, то отпускные рассчитываются как обычно. Средний заработок не зависит от режима работы и определяется из фактически начисленной зарплаты и отработанного времени за 12 месяцев до отпуска. Если человек работает по ненормированному графику, отпускные также считаются по общим правилам — средний дневной определяется по формулам пунктов 10 и 11 положения №540. А вот при суммированном учете рабочего времени важно не путать: для многих выплат “по среднему” может применяться средний часовой заработок, но для отпускных и компенсации за неиспользованный отпуск используется именно средний дневной заработок. В положении указано исключение.
Особые случаи
Расчет отпускных при увольнении
Когда сотрудник увольняется, ему выплачиваются деньги за неиспользованный отпуск, которые рассчитываются по тем же правилам: заработок х дни отдыха. Если он уходит в отпуск перед тем, как уволиться, то отпускные начисляются как обычно, а окончательный расчет проводится с учетом дат и того, что последний день отдыха обычно считается днем увольнения.
Что делать, чтобы отпускные были выше
- Планировать отпуск после месяцев с высокими выплатами (премии, надбавки, оплата сверхурочных и тому подобное), чтобы они попали в расчетный период.
- Брать отпуск в месяцы с наибольшим числом рабочих дней.
- Если у работника бывают крупные премии, выгоднее, чтобы отпуск начинался так, чтобы премия вошла в 12 месяцев до отпуска, то есть попала в расчетный период.
- Избегать в расчетном периоде “провалов” по заработку, когда человек работает мало и получает мало, если есть такая возможность. Низкие месяцы тянут среднее вниз.
- Проверить, что работодатель правильно учел выплаты. Иногда забывают включить какие-то надбавки или премии, которые по системе оплаты труда должны попадать в средний.
Ответы на частые вопросы
— Входят ли выходные и праздники в отпуск?
Выходные дни входят в число календарных дней отпуска и оплачиваются наравне с рабочими. Нерабочие праздничные дни не входят в отпуск, но продлевают его на количество таких дней, согласно статье 120 ТК РФ.
— Можно ли получить компенсацию за неиспользованный отпуск?
Работник может получить компенсацию за часть ежегодного оплачиваемого отпуска, которая превышает 28 дней, согласно статье 126 ТК РФ. Если он увольняется, то деньги выплачиваются за весь неиспользованный период отдыха.
— Как упростить расчет отпускных?
- Собрать данные о доходах за 12 месяцев до отпуска, включая начисления, премии, доплаты и так далее.
- Исключить периоды, которые не входят в расчет, такие как больничные, декрет и тому подобное, и суммы за них.
- Посчитать СДЗ по правилам №540: выплаты / 12 / 29,3. Если период отработан не полностью, нужно использовать эту же формулу, заменив 29,3 на “29,3 за полные месяцы + доли неполных месяцев”.
- Рассчитать деньги, которые сотрудник получит перед отпуском: СДЗ х число оплачиваемых дней отпуска.
